职务说明书

什么是职务表明书

职务表明书是工作分析人士依据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人士务必具备的生理和心理需求执行的具体表明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。

职务表明书的构成

职务表明书由职务描述与职务规范两部分构成，这相似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特质；心理图谱分析了职业对于人的心理要求。职务表明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。

1、职务描述

职务描述是经历职务分析收集资料后造成的。职务描述是表明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。

2、职务规范

职务规范是任职者任用条件的具体表明，二者结合起来组成了针对某一职务的完整、全面、具体的职务表明。

编撰职务表明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规范集中于对任职人士的分析，职务描述侧重于反应工作定向分析的结果，职务描述可用于设计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和练习，为设计适当的聘用求职、选择、练习和开发计划供应根据。

职务表明书的内容

职务表明书不存在标准格式，所以每个组织的职务表明和内容都不相同，但是作为一般规律都应表明所实施的工作、职务的目的和规模、雇员为何做工作、做什么工作及如何工作，参见表1：

多数职务描述有三个首要部分：职务头衔、职务确定和职务责任。职务表明书应具备下方各类内容：

1、职务的识别部分

这部分位于职务表明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。首要内容有职务头衔、职务所处的部门、职务分析者及其向谁数据、近期修改职务表明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其首要内容。

职务头衔是指对一组岗位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会示意该职务有销售特质和责任；第二它对雇员有心理上的作用，如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提升这一职务在民众心中的地位；第三头衔也可反应出该职务与其余职务的关系、处在何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可表明职务的不同等级。

2、功能部分

功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，表明工作活动自身的特性和执行工作的环境特性等等。这部分首先是确定构成职务的责任和任务。任务是指雇员要完成的工作，或是制造产品或供应服务的举动。责任则是一连串首要任务的集合，职务的责任根据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。所以，相关职务责任表明一般按其重要的程度编撰。

另外这部分表明劳动手段和工作环境。劳动手段即员工用来实施职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是表明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病及焦虑完成工作。它是供应雇员的工作环境方面的信息。

3、职务表明部分

这部分反应为获得成功的职务绩效所需要的员工特性。一般是描述从事该职务的雇员应当具备的经验、教育和培训等条件和非凡的知识、能力和技能等。

表1 聘用求职助理的职务表明书

职务头衔：聘用求职助理

区域：

部门：人力资源治理部

分析时间：

职务陈述：

在雇员聘用求职、选拔、测量、定向、转移、雇员人力资源档案的保存领域，完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务实施创造性的和独立判定。

基本功能

1、制订聘用求职计划，交主管人士审核

2、预备聘用求职文件和聘用求职广告

3、检查邮寄的申请书和履历表初步过滤申请人

4、预备与安排面试

5、对申请人执行背景调查等甄别工作

6、在聘用求职方面与地区经理日常工作关系

7、评估聘用求职活动

8、实施由人力资源经理计划的相关责任

职务表明

1、大专或本科，人力资源治理，企业行政或工业心理学；或在经验、教育、和练习方面与此相同。

2、具备选拔和人事计划的知识

3、书面和口头的表达能力

4、独立计划和组织自己活动的能力

5、人力资源计算机应用的知识

职务表明书的作用

1、便于聘用求职和选择雇员,供应人力资源规划、识别内部劳活力、供应公平就业机会和真实工作概览。

2、便于发展和评价雇员,清晰工作培训和技能发展，新进雇员角色定位，职业生涯规划甚至业绩考核。

3、清晰薪酬政策,职位薪资标准，公平报酬。

4、在工作和组织设计方面,清晰了权责和工作关系以及工作流程。

职务表明书的写作

职务表明书的写作应当运用简结的、直接的方法语言和结构，充分反应出职务的特质。

在职务分析写作过程中、应注重员工做什么、如何做和为何要解决三个方面的困难。员工做什么，是以职务上所完成的体力活动和智力活动的相关表明来表明的；如何实施劳动活动指的是实施职务任务所采取的方法或程序，有体力活动和脑力活动两种不同的程序；在顾虑到职务的如什么时候，分析员应涉及下列困难：

1、完成这项职务的所有任务，运用了什么、工具材料和设备？

2、能否仍有其余没有观察到的工具、设备、材料？如有，他们如何工作？

3、完成这项职务的所有任务，采取了什么方法或过程？

4、有没有其余的方法或过程能完成的工作？具体在职务分析写作中应考虑材料的组织，句子内容和结构以及语言的选择。

职务表明材料的组织，依靠于采取的职务分析方法和职务性质。在多数职务表明材料的场合里，信息可按相关的首要职务部分来组织，或按职务活动的执行顺序来组织。在没有其它任何合理的组织原则时，或按各种活动判定出的重要程度，或按消耗于各种活动上的时间多少来排列叙述性信息。在某些组成的职务分析程序中，如包含一连串任务的任务清单，甚至可以依照这些任务所包含的各类“责任”组织。

用于职务表明中的句子的内容，伴随所用方法的更改有着很大的不同。编撰职务的叙述材料时，分析员应当小心地选择语言，选定的词应该要高达简洁的同期，尽量降低用词含糊。相关单词运用的确一般原则如下：

1、宁用简单的而不用牵强的单词，制约运用不精确的的单词。

2、宁用具体的而不用抽象的单词。

3、宁用单纯的而不用迂回的单词。

4、宁用短的而不用长的单词。

5、有制约地运用形容词。

6、只有读者能了解时才运用有非凡重要的技术术语，否则应避免或给以表明。