合同管理

合同管理（Contract Management）

合同管理的简述

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市场经济在某种意义上表达是法制经济，再贴近些说，是契约经济。企业的经济往来，首要是通过合同形式执行的。所以，一个企业的运营成败和合同及合同管理有紧密关系。所以，务必十分重视合同及合同管理。

企业合同管理是指企业对以本身为当事人的合同依法执行订立、履行、变更、消除、转让、终止以及审查、监督、控制等一连串举动的总称。其中订立、履行、变更、消除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理务必是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情形改变，特别要掌握对我方不利的改变，及时对合同执行修改、变更、补充或中止和终止。

在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，伴随工程项目管理理论研究和事实经验的积攒，民众越来越重视对合同管理的研究。在发达国家，八十年代前民众较多地从法律方面研究合同；在八十年代，民众较多地研究合同事务管理（Contract Administration）；从八十年代中期以后，民众开始许多地从项目管理的角度研究合同管理困难。近十几年来，合同管理已形成工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和事实应用推向新阶段。

工程项目中合同管理的组织设置

合同管理的任必须须由适当的组织机构和人士来完成。要提升合同管理水平，务必使合同管理工作专门化和专业化，在承包企业和建筑工程项目组织中应设立专门的机构和人士负责合同管理工作。

对不同的企业组织和工程项目组织形式，合同管理组织的形式不-样，一般有如下几种情形：

1．工程承包企业应设置合同管理部门(科室)，专门负责企业所有工程合同的总的的管理工作。首要包含：

2．对于大型的工程项目，设立项目的合同管理小组，专门负责与该项目相关的合同管理工作。在美国凯撤公司的施工项目管理组织结构中，将合同管理小组纳入施工组织系统中，设立合同经理、合同工程师和合同管理员。

3．对于一般的项目，较小的工程，可设合同管理员。他在项目经理领导下执行施工现场的合同管理工作。而对于处在分包地位，且承受的工作量不大，工程不复杂的承包商，工地上可不设专门的合同管理人士，而将合同管理的任务分解下达给各职能人士，由项目经理作总的协调。

4．对一部分特大型的，合同关系复杂、风险大、争执多的项目，在国际工程中，有些承包商聘请合同管理专家恐会整个工程的合同管理工作(或索赔工作)委托给咨询公司或管理公司。如此会大大提升工程合同管理水平和工程经济效益，但花费也比较高。

企业合同管理中存在的常见困难

1. 合同内容不够严谨

合同内容不够严谨首要显现为下方几个方面：

(1)合同文字不严谨。不严谨就是不精准，容易发生岐义和误解，致使合同很难履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应该体现双方的真实意思。而该种体现只有靠精准明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。

(2)只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同。从合同是指以主合同的存在为前提才可成立的合同。没有主合同的从合同是没有依据的合同，是“无源之水”，而“无源之水” 是不存在的。

(3)合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话，只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应该“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不足违约如何处理的条款。

2. 合同签订后没有执行合同交底

很多单位在签订合同期，公司总部一级都很重视，但一旦合同签订后，对合同分析和合同交底往往不够重视，甚至忽略了这项工作，合同签订与合同实施脱节，致使合同往往被锁在文件柜或项目主管的抽屉内，其它人士只知其有关工作职责，而对合同总的情形知之甚少，甚至完全不了解合同的具体内容，给日后的合同纠纷埋下了隐患。

3. 合同实施过程中忽略变更管理

应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情，困难在于不少负责履约的管理人士缺乏该种及时变更的意识，结果致使了损失。合同变更包含合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的达到。

合同管理中存在困难的首要原因

1. 对市场与合同的关系缺乏认识。在市场经济条件下，这是一种相互依存的关系。一面，市场的运转需要合同。市场是靠合同动作的，市场主体各方均为靠合同去履行其权利义务的。另一面，合同的成立务必以市场为前提。没有市场谈不上什么合同。合同是市场的产物，是市场可连续发展的活力。有些行业人士只顾到市场上承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有商量与调解的根据，或者根据不足。

2．对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或消除全过程的管理。合同造成在合同管理的前期阶段。在这一阶段往往承受高度重视。一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是达到权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程。所以，合同管理的困难大部分造成在中期和后期履行阶段。但这并没有是说前期阶段就没有困难。前期阶段所显现的困难，多数是受于急于签成合同而过于草率或者对发包人的迁就。

3. 企业的从业人士的合同法律意识淡薄。最显著的状况是不认识合同与合同法律的关系。订立和履行合同往往离开合同法律，缺乏依法订立和履行的意识，以致造成了合同管理上的困难，产生不少失误和损失。合同法律的作用，从宏观来看是维护社会主义市场秩序，发展社会主义市场经济；从微观来看是规范合同各方主体的举动，维护他们的合法权益。任何离开合同法律所签订的合同均为无效合同，不受法律保护。

处理合同管理中常见困难的首要对策

企业合同管理是市场经济条件下企业管理的—项核心内容，企业管理的各方各面都应环绕着这个核心而开展。在市场竞争日趋激烈的当今，增强合同管理是争取企业经济效益的最佳渠道。放松工程建设过程中的合同管理，就很难获得工程盈利，甚至产生工程亏损。

1. 加强合同和索赔意识

受于我国长期受计划经济影响，国内工程管理中合同管理和索赔仍未引起业主和承包商的高度重视。所以，首先应增强对经理部各层次的管理人士执行合同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育。其次还要研究FIDIC合同条件、研究国际工程承包商的合同管理方法与程序、研究国际工程合同与索赔案例，使项目构成员认识到这个困难的重要性，重视合同和合同管理。合答应识是市场经济意识、法律意识、工程管理意识的综合体现。

2. 严格执行合同交底

首先应当由公司合同管理人士向项目主管及项目合同管理人士执行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作规模、合同目标、合同实施要点及特殊情形处理。其次，项目主管向项目部职能部门主管执行合同交底，并解答各职能部门提出的困难，形成书面交底记录。然后再由各职能部门主管向其所属实施人士执行合同交底，陈述合同基本情形、本部门的合同责任及实施要点、合同风险防范措施等，并解答所属人士提出的困难。最后，各部门将交底情形反馈给项目部合同管理人士，由其对合同实施计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施执行更深一步修改完善，并形成合同管理文件，下发各实施人士，指导其活动。

3．增强合同变更管理

合同变更是索赔的重要根据，所以对合同变更的处理要快速、全面、系统。合同变更指令应立刻在工程实行中贯彻并体现出来。在合同变更中，量最大、最频繁的是工程变更，它在工程索赔中所占的比例也最大。这些变更最终均为通过各分包商体现出来。对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更困难处理，是确定索赔与反索赔的重要的直接的根据。

4. 建立合同实行的保证体系

首先要建立合同管理的工作程序。在工程实行过程中，要协调好各方面关系，使总承包合同的实行工作程序化、规范化，按质量保证体系执行工作。其次还要建立文档系统。项目上要设专职或兼职的合同管理人士。合同管理人士负责各种合同资料和有关的工程资料的收集、整理和保存。最后还要建立数据和行文制度。总承包商和业主、分包商之间的沟通都应当以书面形式执行，或以书面形式为最终根据。对在工程中合同双方的任何商量、意见、请示、指示都应落实在纸上，使工程活动有依有据。