会计电算化工作规范

会计电算化工作规范

财会字[1996]17号

第一章 总 则

一、为了指导和规范基层单位会计电算化工作，助推会计电算化事业的健康发展，依据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》的规定，特策划本规范。各企业、行政、事业单位（简称各单位）可依据本规范的要求，策划本单位会计电算化实行工作的具体方案，搞好会计电算化工作。各级财政部门和业务主管部门可依据本规范，对基层单位开展会计电算化工作执行指导。

二、会计电算化是会计工作的成长方向，各级领导都应该重视这一工作。大中型企业、事业单位和县级以上国家机关都应积极创造条件，早日达到会计电算化；其它单位也应该逐渐创造条件，适时开展会计电算化工作。

三、开展会计电算化工作，是促进会计基础工作规范化和提升经济效益的重要手段和有效措施。各单位要把会计电算化作为建立现代企业制度和提升会计工作质量的一项重要工作来抓。

四、会计电算化是一项系统工程，涉及单位内部方方面面，各单位主管或总会计师应该亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划，协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作。

各单位的财务会计部门，是会计电算化工作的首要承受者，在各部门的配合下，财务会计部门负责和承受会计电算化的具体组织实行工作，负责提出达到本单位会计电算化的具体方案。

五、各单位开展会计电算化工作，可依据本单位具体情形，依照循序渐进、逐渐提升的原则执行。比如：可先达到帐务处理、报表编制、应收应付帐款核算、薪资核算等工作电算化，然后达到固定资产核算、存货核算、成本核算、销售核算等工作电算化，再更深一步达到财务分析和财务管理工作电算化；在技术上，可先采取微机单机运行，然后逐渐达到网络化。也可依据单位事实情形，先达到工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐渐向其它项目发展。

六、各单位要积极支持和组织本单位会计人士分期分批执行会计电算化知识培训，逐渐使多数会计人士掌握会计软件的基本操作技能；具备条件的单位，使一部分会计人士能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人士逐渐掌握会计电算化系统分析和系统设计工作。对于积极钻研电算化业务，技术水平高的会计人士，应当予以物质和精神奖励。

七、开展会计电算化工作的集团企业，应该增强对集团内各单位会计电算化工作的统筹规划，在各单位达到会计电算化的基础上，逐渐做到报表总览或合并报表编制工作的电算化，并逐渐向集团网络化方向发展。

八、会计电算化工作应该讲求效益原则，处理好及时采取新技术和新设备与勤俭节约的关系，既不要盲目追求采取最新技术和先进设备，也不要忽略技术的成长趋势，产生设备迅速陈旧过时。对于一部分投资大的会计电算化项目，相关部门应该增强监督指导。

九、各级财政部门应增强对基层单位会计电算化工作的指导，在硬软件选择、建立会计电算化内部管理制度方面，积极提出建议，帮助基层单位处理工作中遇到的问题，使会计电算化工作顺遂执行。

十、会计电算化工作获得一定成果的单位，要研究并逐渐开展其它管理工作电算化或与其它管理信息系统联网工作，逐渐建立以会计电算化为核心的单位计算机管理信息系统，做到单位内部信息资源共享，充分发挥会计电算化在单位运营管理中的作用。第二章 配备电子计算机和会计软件

一、电子计算机和会计软件是达到会计电算化的重要物质基础，各单位可依据事实情形和今后的成长目标，投入适当的财力，以保证会计电算化工作的正常执行。

二、各单位应依据事实情形和财力情况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及相关配套设备。实施垂直领导的行业、大型企业集团，在选择计算机机种、机型和系统软件及相关配套设备时，应尽量做到统一，为达到网络化打好基础。

具备一定硬件基础和技术力量的单位，可充分利用现有的计算机设备建立计算机网络，做到信息资源共享和会计报告实时处理。客户机／服务器体系具有可扩充性强、性能／价格比高、应用软件开发周期短等特点，大中型企事业单位可逐渐建立客户机／服务器网络结构；采取终端／主机结构的单位，也可依据本身情形，结合运用客户机／服务器结构。

三、受于财务会计部门处理的报告量大、报告结构复杂、处理方法要求严格和安全性要求高，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，应由财务会计部门管理，硬件设备比较多的单位，财务会计部门可单独设立计算机室。

四、配套会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着核心性的作用。配备会计软件首要有选择通用会计软件、定点开发、通用与定点开发会计软件相结合三种方式，各单位应依据事实需要和本身的技术力量选择配备会计软件的方式。

１、各单位开展会计电算化初期应尽量选择通用会计软件。选择通用会计软件的投资少，见效快，在软件开发或服务单位的协助下易于应用成功。

选择通用会计软件应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求方面的困难，以及软件服务的便利，软件的功能应当满足本单位目前的事实需要，并顾虑到今后工作发展的要求。

各单位应选择通过财政部或省、自治区、直辖市、以及通过财政部准许具有商品化计

软件评审权的计划单列市财政厅（局）评审的商品化会计软件，在本行业内也可选择国务院业务主管部门推广应用的会计软件。

小型企业、事业单位和行政机关的会计业务相对比较简单，应以选择投资较少的微机通用会计软件为主。

２、定点开发会计软件包含本单位自行开发、委托其它单位开发和联合开发三种形式。大中型企业、事业单位会计业务一般都有其特殊需要，在获得一定会计电算化工作经验以后，也可依据事实工作需要选择定点开发的形式开发会计软件，以满足本单位的特殊需要。

３、会计电算化初期选择通用会计软件，会计电算化工作深入后，通用会计软件不能完全满足其特殊需要的单位，可依据事实工作需要适时配合通用会计软件定点开发配套的会计软件，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。

五、配套会计软件要与计算机硬件的配置相适应，可逐渐从微机单用户会计软件，向网络会计软件、客户机／服务器会计软件发展。

六、配备的会计软件应高达财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，满足本单位的事实工作需要。

七、会计核算电算化成功的单位，应充分利用现有报告执行会计分析和预期，除了选择通用会计分析软件，或定点开发会计分析软件外，还可选择通用表处理软件对报告执行分析。

八、部分需要选用外国会计软件的外商投资企业或其它单位，可选用通过财政部评审的外国商品化会计软件。选用未通过财政部评审在我国试用的外国会计软件，应证实其符合我国会计准则、会计制度和相关规章制度，具有中文界面和操作运用手册，能够依照我国统一会计制度要求，打印输出中文会计帐证表，符合我国会计人士工作习惯，其经销单位具有售后服务能力。第三章 替代手工记帐

一、采取电子计算机替代手工记帐，是指应用会计软件输入会计报告，由电子计算机对会计报告执行处理，并打印输出会计帐簿和报表。替代手工记帐是会计电算化的目标之一。

二、替代手工记帐的单位，应具备下方条件：

１、配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；

２、配备了相应的会计电算化工作人士；

３、建立了严格的内部管理制度。

三、具备条件的单位应赶紧采取计算机替代手工记帐。替代手工记帐以前，地方单位应依据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）的规定，中央直属单位应依据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工并行三个月以上（一般不胜过六个月），且计算机与手工核算的报告相统一，并应接受相关部门的监督。

四、替代手工记帐的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，受于计算机与手工并行工作，会计人士的工作力度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提升工作效率。

五、计算机与手工并行工作阶段，可采取计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭证，依据相关规定执行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工帐簿。假使计算机与手工核算结果不统一，要由专人查明原因并向本单位领导书面数据。

六、记帐凭证的类别，可以采取一种记帐凭证或收、付、转三种凭证的形式；也可以在收、付、转三种凭证的基础上，依照经济业务和会计软件功能模块的划分更深一步细化，以方便记帐凭证的输入和保存。

七、计算机内会计报告的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作，依据会计电算化的特点，各单位应注意下方困难：

１．采取电子计算机打印输出书面会计凭证、帐簿、报表的，应该符合国家统一会计制度的要求，采取中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定实施。

２．在当期所有记帐凭证报告和明细分类帐报告都存储在计算机内的情形下，总分类帐可以从该数据中造成，所以可以用“总分类帐户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类帐。

３．现金日记帐和银行存款日记帐的打印，受于承受打印机条件的制约，可采取计算机打印输出的活页帐页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以依据事实情形和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。

４．在保证凭证、帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、帐簿中表格线可适当降低。

八、采取磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表，作为会计档案保存的单位，应满足够下要求：

１．采取磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计报告，不再定期打印输出会计帐簿，应征得同级财政部门的答应。

２．保存期限同打印输出的书面形式的会计帐簿、报表。

３．记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款帐日记帐依然需要要打印输出，还要依照相关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出相关帐簿、报表。

４．大中型企业应采取磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计报告，尽量少采取软盘存储会计档案。

九、替代手工记帐后，各单位应做到当天发生业务，当天登记入帐，期末及时结帐并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对报告执行综合分析，定期或不定期地向单位领导数据首要财务指标和分析结果。第四章 建立会计电算化内部管理制度

一、开展会计电算化的单位应依据工作需要，建立健全包含会计电算化职位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和报告管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺遂开展。

二、建立会计电算化职位责任制，要清晰各个就业岗位的职责规模，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

会计电算化后的就业岗位可分为基本会计职位和电算化会计职位。基本会计职位可包含：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等就业岗位。电算化会计职位包含直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的就业岗位。

三、电算化会计职位和工作职责一般可划分如下：

１．电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及有关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采取中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此职位。

２．软件操作：负责输入记帐凭证和原始凭证等会计报告，输出记帐凭证、会计帐簿、报表，和执行部分会计报告处理工作，要求具备会计软件操作知识，高达会计电算化初级知识培训的水准；各单位应激励基本会计职位的会计人士兼任软件操作职位的工作。

３．审核记帐：负责对输入计算机的会计报告（记帐凭证和原始凭证等）执行审核，操作会计软件登记机内帐簿，对打印输出的帐簿、报表执行证实；此岗要求具备会计和计算机知识，高达会计电算化初级知识培训的水准，可由主管会计兼任。

４．电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计报告；此岗要求具备计算机和会计知识，经历会计电算化中级知识培训；采取大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此职位，此岗在大中型企业中应由专职人士担任。

５．电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机执行舞弊；要求具备会计和计算机知识，高达会计电算化中级知识培训的水准，此岗可由会计稽核人士兼任；采取大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此职位。

６．报告分析：负责对计算机内的会计报告执行分析，要求具备计算机和会计知识，高达会计电算化中级知识培训的水准；采取大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此职位，由主管会计兼任。

四、实行会计电算化过程中，各单位可依据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，参照上条对电算化会计职位的划分执行调整和设立必要的就业岗位。基本会计职位和电算化会计职位，可在保证会计报告安全的前提下交叉设置，各职位人士要维持相对平稳。由本单位人士执行会计软件开发的，还可设立软件开发职位。小型企事业单位设立电算化会计职位，应依据事实需要对上条给出的职位执行适当合并。

五、建立会计电算化操作管理制度，首要内容包含：

１．清晰规定上机操作人士对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人士操作会计软件。

２．预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计报告未经审核而登记机内帐簿。

３．操作人士离开机房前，应实施相应命令退出会计软件。

４．依据本单位事实情形，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情形等内容。

六、建立计算机硬件、软件和报告管理制度，首要内容包含：

１．保证机房设备安全和计算机正常运行是执行会计电算化的前提条件，要经常对相关设备执行保养，维持机房和设备的整洁，防止无意中事故的发生。

２．保证会计报告和会计软件的安全保密，防止对报告和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的报告要保存双备份。

３．对正在运用的会计核算软件执行修改、对通用会计软件执行升版和计算机硬件设备执行更换等工作，要有适当的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保确认际会计报告的接连和安全，并由相关人士执行监督。

４．健全计算机硬件和软件显现故障时执行消除的管理措施，保证会计报告的完整性。

５．健全必要的防治计算机病毒的措施。

七、建立电算化会计档案管理制度，首要内容包含：

１．电算化会计档案，包含存储在计算机硬盘中的会计报告以其它磁性介质或光盘存储的会计报告和计算机打印出来的书面等形式的会计报告；会计报告是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包含报表格式和计算公式）等报告。

２．电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格依照财政部相关规定的要求对会计档案执行管理，由专人负责。

３．对电算化会计档案管理要解决好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

４．采取磁性介质保存会计档案，要定期执行检查，定期执行复制，防止受于磁性

介质损坏，而使会计档案丢失。

５．通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文

档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止运用或有巨大更改之后的五年。第五章 附 则

本规范由财政部会计司负责解释，自公布之日起实行。