质量记录

什么是质量记录

所谓质量记录，是指企业已经进入过的质量活动所留下的记录。是用以证明质量体系有效运行客观证据。质量记录是得到必要的产品质量及有效实行质量体系各要素的客观证据。

ISO标准描述的质量体系，要求供方应策划质量记录的标识、收集、编目、归档、存贮、保管和处理程序，并贯彻实施。

">编辑]质量记录的类型

一、产品质量记录

这些记录包含下列类型的文件：

产品规范。首要设备的图纸，原材料组成表明书。原材料实验数据。产品制造各阶段的检验和实验数据。产品允许偏差和得到认可的详细记录。不合格材料及其处理的记录。委托安装和保修期内服务的记录。产品质量投诉和采取纠正措施的记录。

二、质量体系运行记录

这些记录将确认质量体系的正常运转，包含标准操作程序的有效运行。

质量审核数据和管理评审记录。对供方及其定额的认可记录。过程控制和纠正措施记录。试验设备和仪器的标识记录。人士资格和培训方面的记录。质量记录的作用

（1）为质量活动及高达的结果供应客观证据;

（2）为正确有效地控制和评价产品质量供应客观证据;

（3）为评价质量体系的有效性供应客观证据;

（4）为采取预防和纠正措施供应重要根据;

（5）为评价和验证质量活动供应信息;

（6）质量手册及质量体系程序文件的支持性文件。

">编辑]如何做好质量记录

质量记录可以形成书面文件,也可以运用其余报告载体记载。其格式和内容很难做出一个统一的模式,首要应结合企业事实而确定。一般情形下,企业在编制质量记录时,应考虑下方几个方面:

(1)质量记录的充分性和必要性

为有效地开展质量管理和质量保证工作,作为基础性和根据性文件,质量记录应尽或许全面反应产品质量的形成过程和结果,以及质量体系运行状态和效果,为质量管理和质量保证工作供应信息。但这并没有代表着质量记录越多越好。在编制质量记录时,既要从总的上考虑质量记录的充分性,也要对每一质量记录的必要性执行考虑,保证能全面有效地记录质量信息。

(2)质量记录的标准化

标准化的质量记录既便于填制,也便于统计和分析,同期还便于运用计算机执行信息管理。

(3)质量记录的实用性

在确定每一质量记录的内容时,应考虑质量记录的实用性,切忌摆花架子,对那些不能为质量管理和质量保证供应根据的信息,不应体当下质量记录中。

(4)质量记录应便于管理

不论运用何种载体记录质量信息,都应易于贮存、查阅、分析和控制。应对质量记录的标识做出清晰规定,必要时,应策划质量记录的管理程序。

质量记录填写要求

1、质量记录填写要清楚，字迹要清晰，不得运用铅笔填写，不得随意更改，如质量记录因笔误需更改，当事人应在更改处字上划一横线并更正及签名认可或备注栏中签名认可。

2、填写质量记录内容要求真实、完整。

3、记录完毕后，责任人应签名，签名时须填写全名。

4、质量记录的表格上所有须填的栏目，均应执行相应填写，若有不适用的栏目应加划斜线。

质量记录的收集和归档

1、由品管部保管的质量记录，在各质量活动终结以前交到品管部时按受控文件执行控制，在质量活动终结后交品管部存档。

2、由各部门归档管理的质量记录，由各部门收集保管。

质量记录的贮存和管理

1、质量记录的贮存条件应牢靠、安全、防止损坏、变质或丢失。

2、质量记录未经准许不得复印、销毁。相关产品检验、实验的质量记录复印须盖受控文件专用章，并由文控中心登记；其它部门质量记录复印由本部门在质量记录原件上注明分发份数和抄送部门。

3、各部门归档管理的质量记录应按月或在质量活动终结后收集分类、按编号顺序装订成册。

4、借阅质量记录须有关部门主管答应后方可借阅，并按期归还。

质量记录的销毁

1、质量记录胜过保存期时，由各科室填写《记录销毁申请》，经管理者代表审核、中心领导准许后，由各科室在质管科监督下执行销毁。

2、如有某种原因需保留胜过保存期的质量记录，应整理形成质量档案保存。

">编辑]质量记录存在的困难

大部分企业都通过了质量认证，尽管说体系运行已很成熟，但存在的困难依然难以忽略。不重视科学程序的作用，凭经验办事，造成逆反心理，觉得记录是束缚自己的绳索．关注度下滑，思想松懈，这些均为企业通过认证后的通病。首要显现为：

1.对质量记录认识不足位

目酌，仍有部分企业对于为何要解决记录、做什么样的记录和怎样做记录认识不足，这直接致使在体系的建立过程中对记录的要求不清晰、在具体操作中对过程特别是重要过程没有记录或记录不全、过程终结后缺乏对记录的有效整理和监督。

2.记录的填写方式不规范

具体表当下记录表格的设计上存在缺漏项，如实验参数、实验项目不全；填写方法上数值类项目如重量、尺寸．参数等按符合性项目处理，在记录表格上甚至打√或打×，该种做法致使在事实操作时，项目之间容易混淆，也不利于后续开展统计分析，同期，过程的可追溯性变差；有的记录对事件过程表述含混不清，甚至自相冲突．让人看后一头露水。

3.缺乏对记录的整理和加工

各种记录表格存档混乱，没有策划归档要求或是没有按要求整理，产生查找运用不方便。没有依据记录中的报告开展统计分析，从中吸取有价值的信息，进而丧失改进的可能。

">编辑]质量记录的改进建议1.记录的设计和编制

(1)记录设计应具有充分性和必要性：记录作为基础性和根据性文件，应尽或许全面地反应产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总的上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同期又要对每～记录的必要性执行逐一评审和取舍，要注意并不是记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始报告作为记录。

(2)记录设计应具有真实性和精准性：真实精准地记载质量信息才可为有效地运行组织的质量管理体系并为达到连续改进供应牢靠的根据，所以，在确定记录的格式和内容的同期。应考虑运用者填写方便并保证能够在现有条件下精准地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。

(3)记录设计应规范化和标准化：应尽量采取国际、国家或行业标准，参考先进组织的成就经验以使记录愈加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应该对现行的记录执行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应运用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各类活动的记录愈加系统和协调，达到记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应该是固定的，不能随意变更。产生混乱，即便需要修改，也应规定一个统一的时间开始运用新表格。

2.记录的填写要求和注意事项

(1)记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔、铅笔，这些笔能够保证记录永不褪色．用笔一定要考虑其字迹的持久性和牢靠性。

(2)记录的原始性：记录要维持现场运转，如实记录。原始性就是当天的运转当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分．使记录真实牢靠。记录维持其原始性，不可以从新抄写和复印，更不可以在过程执行完后加以修饰和装点。

(3)记录的清晰精准：记录是作为阐明质量管理体系所获得结果或供应体系所完成活动的凭证的文件而策划设置的，既是证据，首先要真实，要将过程做到位并将运转事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，使别人也能都看清楚。

(4)笔误的处理：在填写记录显现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖，正确处理笔误的方法是在笔误的文字或报告上，用原运用的笔墨画一横线，再在笔误处的上涨间或下探间填上正确的文字和数值。

(5)空白栏目的填写：有些记录在运转的情形下所有的栏目无内容可填。怎么处置呢?空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线。表明记录者已经关注到这一栏目，导致无内容可填，假使纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。

(6)签署要求：记录中会包含各种类型的签署，有作业后的签署．有认可、审定、准许等签署，这些签署均为原则，权限和相互关系的体现，是记录运转中不可少的构成部分，任何签署部应签署全名，同期尽或许的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情形存在。

3.记录的管理和控制

(1)记录的标识：应具有唯一性标识．为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包含：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号。没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格。

(2)记录的贮存和保管：记录应该依照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜牢靠，应做到防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。有关保存期限困难，假使外部没有要求的，组织可针姆不同产品的特点和法规要求作出相应规定，假使合同对记录提出要求，则依照顾客的要求确定保存期限。一般情形下，记录的保存期限为两年．首要的记录应保存三年，重要的记录应长期保存。

(3)记录的检索：一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应该对记录执行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和运用，通过查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。对于一个项目，合同或是产品达到后可以考虑建立一个总编目，按产品达到的进程执行排列。对于记录内容较多，质量活动联系复杂的记录也可设置分项编目。记录在归档前经主管部门验收合格后方可执行，假使归档资料不全。负责归档验收的部门有权拒收。记录中包含了大批有用的体系运行证据和原始信息，要发挥其作用务必便于查找。记录的查阅纳人计算机管理是比较好的做法，编制电子索引，可以提升检索和查阅的效率。

(4)记录的处置：胜过规定保存期限的记录应统一执行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录。记录务必如实记载产品质量的形成过程和最终状态，如实反应质量管理体系过程、过程和活动的运行情况和结果，确认产品满足技术标准、合同、法规要求以及顾客期望的程度，反应组织的质量管理体系能否已得到有效运行，产品、过程和整个体系的运行能否高达了预期的要求。

">编辑]质量记录的案例

质量记录实行是质量体系各要素的原始证据，一般不被觉得是质量成本。下方是以生产企业应用质量记录的典范例子。这一核查表可伴随公司的范围、产品的类型、合同的要求和质量体系的更改而更改。核查表是依据ISO9001给出的。

管理职责资源评估和为维护质量体系对人士要求的评价的详细记录。管理评审记录，包含评审结论，采取措施的记录。质量体系质量手册、质量计划和相关文件的发放记录。对已颁布的质量体系及其有效期的修订的记录。合同评审执行合同评审的备忘录。接受评审和评审结果的记录。供方对需方的要求执行修改和需方接受修改的详细记录。设计控制依据包含市场调查以内的各种原始资料执行设计验证的详细记录。在计算和分析基础上的设计输出，在生产线上对其验证的详细记录。答应生产单位更改设计的详细记录。文件控制编制有效文件（包含文件的正式前言）、准许的日期、标识符号的数量的细节。准许文件修改的细节和实施日期的细节。采购采购制度包含参考规范、蓝图等的细节。供方选择和评价的细节；供方认可的检核镖采购产品的检验记录，接收和婉拒的数量记录。需方供应的物资由需方按策划程序供应物资核查表。验证产品用途能否适宜的记录。不合格物品的数据。产品标识和可追溯性为保证原材料、工艺过程等多种原因具有可追溯性，所计划的产品标识体系的详情。在产品产出后，为便于调查不合格品的原因所计划的产品标识体系的详情。工序控制影响工序控制结果和观测情形的记录。采取纠正措施保证受控的记录。检验和试验检验和试验数据。这些数据将涉及到材料的得到、运行过程、检验和试验的最终阶段。在检验部门放行以前，完成产品的标识和追溯所有产品原料来源的标识。检验、测量和试验设备检验和试探设备的核查表及它们的校准记录。首要的维护担保记录。不合格检验设备的处理详情。检验和试验状态不合格品放行，包含检验部门给出的合格标识的详细记录。不合格品控制标识、评价、隔离和不合格品处置的记录，通知相关职能部门结果记录。让步接收的记录。产品返工和返修的记录。拒收和报废的记录。纠正措施每一种不合格品要求采取纠正措施的详细记录。对不合格产品调查和原因分析的记录；采取纠正措施和得到结果的记录。由纠正措施引起相关规程更改的记录。搬运、贮存、包装和交付贮存阶段维护和保管的记录。运用包装材料和在包装上运用标签、印章标记的记录。质量记录维护质量记录的核查表以确认高达了所要求的质量水平和质量体系的贯彻。贮存记录类型/位置的详情。内部质量审核建立内部质量审核的记录，他们的结论和采取纠正措施的记录。由内部质量审核引起的程序更改记录及有关贯彻他们的日期记录。培训从事对质量有影响的工作人士的详情。人士需要培训的记录。组织培训的记录。售后服务对合同或担保书部分承受售后服务的详情。在售后运行阶段首要不合格项的记录，采取纠正措施和程序或材料更改的记录。统计技术统计过程控制文件。在分析缺陷和改进试验方面应用统计技术的记录。参考文献 ↑ 邓荣霖、杨文士.管理者手册质量记录简述 ↑ 薛福连.浅谈质量记录的管理 .《世界标准化与质量管理》.2006年7期 ↑ 3.0 3.1 邢玉发 王淑梅.质量记录存在的困难及改进建议.《信息技术与标准化》.2009年4期 ↑ 邓荣霖、杨文士.管理者手册典型的质量记录